Veel uitgeverijen hebben vragen over de interpretatie en toepassing van de EUDR-wetgeving. Daarom heeft de GAU een checklist en FAQ opgesteld met antwoorden op de meest gestelde vragen uit de branche. Heeft u zelf een vraag die relevant is voor de branche die er niet tussen staat? Neem dan contact op met Jade Kooge, coördinator bij GAU via j.kooge@algemene-uitgevers.nl.

Let op: de EUDR wordt mogelijk opnieuw uitgesteld. Lees hier wat er speelt en wat dit betekent. Ondanks mogelijke vertraging is het belangrijk om uw voorbereidingen voort te zetten.

EUDR-checklist

Stap 1: Informeren

Zorg dat u op de hoogte bent van de EUDR-wetgeving en de betekenis ervan voor uw uitgeverij. Raadpleeg de Regelhulp EUDR van de NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, de Nederlandse toezichthouder van deze wetgeving) om te bepalen welke verplichtingen voor uw uitgeverij gelden. Volg informatiesessies van de Mediafederatie en de FEP, en raadpleeg handleidingen van de NVWA.

Neem daarnaast deel aan de duurzaamheidswerkgroep van GAU/MEVW en deel ervaringen met collega-uitgeverijen.

Overzicht van handleidingen

• Bekijk de handleiding van de NVWA.

• Bekijk de vragen en antwoorden van de NVWA gebaseerd op de FAQ van de EU.

Overzicht van informatiesessies

• Meld je aan voor het Duurzaamheidsseminar op 30 oktober, en kies de deelsessie over de EUDR, waarin de praktische gevolgen voor uitgeverijen centraal staan.

• Bekijk het laatste FEP-webinar via deze link en vind hier de bijbehorende slides.
  Wil je meer weten over het EU-informatiesysteem (Traces)? Kijk dan dit speciale webinar van de FEP.

Stap 2: Positie

Het is essentieel vast te stellen welke rol jouw bedrijf in de keten inneemt. Dit bepaalt de EUDR-verplichtingen:

Bedrijfsgrootte

Klein of micro bedrijf is t/m 30 juni 2026 vrijgesteld.

Een MKB (middel- en kleinbedrijf) hoeft alleen het DDS (Due Diligence Statement) te bewaren en dit op verzoek te verstrekken. Er is geen verplichting om zelf verder due diligence uit te voeren of het DDS actief in de keten te delen.

Een niet-MKB (middelgroot of groot bedrijf) moet volledige due diligence uitvoeren, waaronder een risicoanalyse, het verzamelen van geolocaties en het verifiëren van de legaliteit. Daarnaast is het verplicht altijd een eigen DDS in te dienen en de gegevens aan het EU-informatiesysteem te leveren.

Een onderneming wordt aangemerkt als MKB-bedrijf als zij aan ten minste twee van de volgende drie criteria voldoet:

• het bedrijf heeft gemiddeld maximaal 250 werknemers in dienst;

• het bedrijf behaalt een jaarlijkse netto-omzet van minder dan € 50.000.000;

• het bedrijf heeft een balanstotaal van minder dan € 25.000.000. 

Rol in de keten

Marktdeelnemer met als onderscheid:

First operator: De eerste die het product op de EU-markt brengt is verplicht als eerste een DDS met alle onderliggende gegevens op te stellen en te registreren.

Downstream marktdeelnemer: Volgt na een eerdere DDS; mag leunen op bestaande DDS, mits keten zichtbaar compliant is met referentienummer. Moet alerts opvolgen bij risicosignalen en blijft eindverantwoordelijk.

Een handelaar verandert zelf niets aan het product, maar moet wel kunnen aantonen dat voor alle bevoorrading een geldig DDS aanwezig is, tenzij het product is gekocht van een MKB-bedrijf.

Stap 3: EUDR implementeren in de bedrijfsvoering voor niet-MKB

Breng uw keten in kaart door leveranciers te identificeren en informatie te verzamelen over de herkomst, duurzaamheid en traceerbaarheid van hun producten. Formuleer een systeem van zorgvuldigheidsmaatregelen (due diligence) om risico’s te analyseren, maatregelen te nemen en dit te documenteren in lijn met de EUDR. Op deze pagina van de NVWA vindt u hoe u dit kunt aanpakken.

Na het opstellen van een systeem voor de EUDR, kan dit geïmplementeerd worden in uw bedrijfsvoering en aangepast worden op basis van ervaringen en omstandigheden die veranderen. Op deze pagina van de NVWA ziet u hoe u de EUDR een vast onderdeel van uw bedrijfsvoering maakt.

FAQ

Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn producten niet worden tegengehouden bij de douane?

Zorg dat er een DDS in Traces is aangemaakt en dat het nummer in de importaangifte staat.

Ontbreekt het DDS-nummer, dan neemt de douane contact op met de NVWA, die contact opneemt met de uitgever. Wordt het DDS niet opgestuurd, dan kunnen producten worden teruggestuurd of vernietigd.

Welke stappen moeten klein en micro-ondernemingen ondernemen?

Voor micro- en kleine ondernemingen die al op 31 december 2020 als zodanig waren gevestigd, geldt een verlengde ingangsdatum: zij hebben tot 30 juni 2026 om volledig te voldoen. Ondernemingen die ná 31 december 2020 zijn opgericht, moeten echter net als grotere bedrijven voldoen vanaf 30 december 2025. Raadpleeg de regelhulp van de NVWA voor inzicht in de verplichtingen die op uw organisatie van toepassing zijn.

Wat betekent de EUDR voor boeken die op voorraad liggen of tijdens de transitieperiode zijn geproduceerd?

Voor boeken die al op voorraad zijn en waarvan het papier of de grondstoffen vóór de ingangsdatum van de wet (30 december 2025) beschikbaar waren, hoeft geen DDS te worden opgesteld. Belangrijk is dat dit aantoonbaar is, bijvoorbeeld via een geregistreerde publicatiedatum.

Voor producties tijdens de transitieperiode (29 juni 2023 tot 30 december 2025) geldt: als de volledige productie vóór de ingangsdatum is afgerond, zijn geen extra stappen nodig. Als slechts een deel vóór die datum is afgerond, moeten de resterende producten wel aan de EUDR voldoen.

Voor papier dat al voor 30 december 2025 in de EU beschikbaar was, zogenaamde overgangsgoederen, zal de EU een standaard DDS-nummer beschikbaar stellen. Voor de productie van boeken met dit papier kan dit DDS-nummer gebruikt worden .

Meer informatie hierover is te vinden in de FAQ van de EU, punt 9.1.

Wat is het verschil tussen EUDR en CSRD?

De EUDR is gericht op het tegengaan van ontbossing door te waarborgen dat producten die op de EU-markt worden verkocht, hier niet aan bijdragen. De CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) heeft een breder bereik en verplicht bedrijven te rapporteren over diverse duurzaamheidsaspecten, waaronder milieu, sociale kwesties en governance. Hoewel er enige overlap is in de rapportageverplichtingen, focust de EUDR op specifieke producten en hun impact op bossen, terwijl de CSRD een breder duurzaamheidskader biedt.

Wie is verantwoordelijk voor de DDS bij drukwerk binnen en buiten de EU?

Voor drukwerk binnen de EU kan de drukker of papierleverancier de DDS aanleveren. Voor drukwerk buiten de EU ligt de verantwoordelijkheid bij de uitgeverij zelf. U moet dan zelf een DDS indienen en bewijs verzamelen over de herkomst van het papier.
Neem contact op met leveranciers buiten de EU, licht de EUDR-vereisten toe en geef een model-DDS dat zij kunnen invullen. Werk samen om de benodigde gegevens te verzamelen en bied waar nodig ondersteuning. Bij onvoldoende medewerking kunt u alternatieve leveranciers overwegen. Leg alle stappen en communicatie zorgvuldig vast voor mogelijke controles.

Welke mogelijkheden bieden FSC- en PEFC-certificeringen voor administratieve lastenverlichting bij uitgeverijen?

In het artikel EUDR-update: Hoe FSC en PEFC uitgeverijen kunnen ondersteunen, dat ook is gepubliceerd op duurzaampubliceren.nl, wordt ingegaan op de mogelijkheden die FSC- en PEFC-certificeringen bieden voor administratieve lastenverlichting voor uitgeverijen in het licht van de nieuwe EUDR-regelgeving.